Kancelář v obýváků aneb jak na home office

Spousta lidí se vlivem koronavirové pandemie prakticky ze dne na den přesunula z kanceláře na home office. Někteří si tuto formu práce vychvalovali do nebes a usilovali o ni. Jak rychle ale změna přišla, tak rychle mnohým opadlo prvotní nadšení.

Práce z domova není pro každého. Většině freelancerů a podnikatelů trvalo několik měsíců, než si nastavili funkční systém, jak na home office fungovat – jak se každý den k práci dokopat, ale zároveň se nepřepracovávat.

Já osobně jsem byla na práci z domova, teda spíš odkudkoliv zvyklá, takže to pro mě nebyla zase taková novinka. Když jsem před téměř pěti lety začala podnikat, neměli jsem hned vlastní kancelář, takže jsem tak jako většina lidí zakládala firmu v obýváku. V začátcích vás nemá kdo zastoupit, takže pokud kamkoliv plánujete vyrazit, notebook jede automaticky s vámi. Tak jsem se naučila pracovat téměř kdekoliv a kdykoliv – ve dne, v noci, na chatě, v autě během cesty po D1, na letišti, nebo dokonce pod stanem.

Dokud to máte s čím střídat, je to vlastně v pohodě. Horší je, když se práce z domova stane jedinou možností, kde můžete pracovat. Do kanceláře se stejně nedokopete každý den jezdit, i když můžete. A tak jsem i já celý rok bojovala s tím, jak doma fungovat. Narážela na dost úskalí a můžu říct, že se mi až teprve nedávno podařilo najít systém, který mi sedí a vyhovuje.

Nečekejte žádné zaručené rady, každý jsme jiný a každému funguje něco jiného. Můj problém byl vždycky spíš ten, že jsem se neuměla od práce odtrhnout, než že bych odpočítávala konec pracovní doby.

Moje tipy, jak na produktivní, efektivní a udržitelný home office:

– Vytvořte si svou malou domácí kancelář

Jak jsem zmínila v úvodu, přesto, že jsem byla zvyklá pracovat z domova už před pandemií, musela jsem spoustu návyků upravit a změnit. Je totiž rozdíl, když si můžete jít sednout na zahrádku do kavárny na Vinohradech, nebo si domluvit pracovní odpoledne v nějakém coworkingu s kamarádkou. Pokud máte pracovat čistě z domova, bez kvalitního pracovního prostředí se neobejdete.

Najděte si klidný koutek, který bude dobře osvětlený a větratelný. Čerstvý vzduch, světlo a dostatek kyslíku jsou stěžejní pro funkci vašeho mozku. Pořiďte si dostatečně velký stůl a kvalitní židli – vaše záda to ocení.

Výborně se mi osvědčilo připojení monitoru k notebooku a využití dvou ploch. Monitor si můžete nastavit do potřebné výšky, takže se nebudete tolik hrbit, jako když pracujete na notebooku. Pořídila jsem si i bezdrátovou klávesnici, abych mohla mít notebook na straně. Vřele doporučuji investovat do pořádné myši, ať to neodskáčou vaše karpály a loket.

– Nenastavujte si nereálná očekávání

Nebudu vám tady psát nic o tom, kdy máte vstávat a že se máte obléct a nalíčit, jako když jdete do práce. Někde jsem dokonce četla, že se doporučuje ráno chodit na procházky, abyste měli pocit, že se přesouváte do zaměstnání. Osobně si myslím, že čím komplikovanější si to uděláte, o to spíš vám to nebude fungovat. Nestavte před sebe zbytečné překážky.

Svou pozornost zaměřte pouze na aktivity, které vám přinesou nějakou přidanou hodnotu. Asi by bylo dobré se ráno opláchnout, nasnídat a převléct se z pyžama… Na druhou stranu, proč si čas od času neudělat pyžamový den, kdy si vezmete notebook do postele a zpracujete jen jednodušší úkoly.

– Systém neznamená, že každý den jedu na 100 %

Spousta rad se točí kolem pravidelného režimu. To je další z bodů, které podepsat nemůžu. Ruku na srdce… to, že má každý den (u většiny lidí) osmihodinovou pracovní dobu, neznamená, že toho uděláte stejně v pátek odpoledne jako v úterý ráno. Mně se dobře osvědčilo si na začátku týdne stanovit priority, v prvních dnech pracovat na těch náročnějších úkolech a čtvrtek a pátek si nechat pozvolnější.

U nás ve firmě máme dokonce už několik let zavedeno, že v pátek pracujeme pouze od 9 do 12, zpracujeme si maily a odloženky a pak si shrneme postřehy, posdílíme novinky a jdeme domů. Domácí povinnosti, nákup a podobně pak s přehledem vyřídíte ještě během pátku a čekají vás opravdové dva dny volna.

Samozřejmě, že ne všechny úkoly se dají odložit a přesunout. Ale v každé práci se dá vytvořit systém, který vám bude sedět. Systém ale neznamená, že každý den jedu na 100 % a opakuji totéž. Funkční systém znamená, že mám hotové všechny povinnosti, ale nejsem z toho zničená. Máte den, kdy se vám chce makat víc – super. Pak si ale dopřejte den, kdy budete pracovat méně a načerpáte novou energii.

Pro plánování denního harmonogramu můžete použít online kalendáře nebo nejrůznější aplikace (pro vyzkoušení doporučuji např. bezplatnou appku Microsoft To Do). Pokud preferujete poznámky na papíru, pořiďte si nějaký šikovný úkolníček, nebo si sestavte vlastní návrh např. v Canva.

– „Co můžeš odložit na zítřek, odlož na pozítří – získáš dva dny volna.“

Když jsem byla malá, hrozně ráda jsem četla. Milovala jsem knížku o dvou žabácích Kvak a Žbluňk. Do dneška si pamatuju výrok: „Co můžeš odložit na zítřek, odlož na pozítří – získáš dva dny volna.“ 😀 Ne všechno odkládání se ale vyplácí.

Jsou činnosti, které opravdu nemám ráda (účetnictví, papíry, úřady). Jsem schopná to odkládat opravdu až do té nejposlednější chvíle. Výsledek? Ještě víc mě to štve a jsem na sebe naštvaná, že jsem to připustila.

Naplánujte si jednotlivé aktivity a ideálně je rozdělte na podúkoly. Čím detailněji si jednotlivé kroky rozepíšete, tím rychleji si je budete odškrtávat jako splněné. Na druhou stranu se snažte vyhnout dlouhým seznamům. Čím nereálnější cíle si stanovíte, tím víc sami sebe uvedete pod tlak a místo dobrého pocitu z toho, jak jste produktivní se dostaví tak maximálně stres.

– Virtuální parťák pro home office

Pokud se potřebujete na něco soustředit a s puštěným rádiem by to nešlo, zkuste nějakou hudbu podporující koncentraci v práci, nebo si najděte virtuálního parťáka na práci.

Hned ráno jsem si k práci vždy pouštěla rádio. Když jsem ale například potřebovala něco číst nebo psát, nebylo to ono. Nedávno jsem narazila na videa „work with me“. Najdete je volně na youtube, dokonce bez reklam. Jedná se o videa, ve kterých někdo pracuje na počítači nebo se učí („study with me„). Slyšíte, jak píše, otáčí stránky apod. Jedná se o zvuky, na které jste možná z pracovního prostředí zvyklí, proto se vám těžko pracuje v absolutním tichu.

Videa jsou skvělá k držení nějakého timemanagementu, což jak sami asi víte, není na home office jednoduché. Práce je rozdělena do jednotlivých úseků, proložena pauzami, takže vám někdo měří čas a upozorní vás na to, že byste se měli zvednou a jít se protáhnout, nebo se přestat hrbit.

Bez dvou obrazovek nebo toho, že si video pustíte na tabletu nebo mobilu se asi moc neobejdete. Pokud vám stačí jen zvuky z pracovního prostředí, i takových nahrávek najdete na netu nespočet.

– Udělejte si to hezký

Jak už jsem zmínila, nebuďte na sebe moc tvrdí. Dovolte si odpočívat a občas pracovat i pozvolnějším tempem. Využijte deštivého dne, pyžamo ani nesvlékejte, zůstaňte v posteli i s notebookem. Nebo si k práci zapalte voňavou svíčku, pusťte si oblíbené písničky nebo klidně nějaký seriál, pokud daná činnost nevyžaduje zase takovou koncentraci, proč ne.

– Jíst, meditovat, pít a hýbat se!

Správná životospráva je jediným dlouhodobým klíčem ke spokojenosti a vyrovnanosti nejen v pracovním životě. Každé ráno si na stůl postavte džbán vody a nastavte si upozornění v telefonu, do kdy ho máte vypít. Když nebudete tělo dostatečně hydratovat, krev nebude tak snadno cirkulovat a dostaví se únava a neschopnost koncentrace.

O tom, jak důležité je, se hýbat, vám psát nebudu. Vždy jsem byla spíš kavárenský povaleč s dvojkou z tělocviku, takže jsem sama tyto rady několik let přeskakovala. Minulý rok v červnu jsem začala intenzivně běhat, vybíhám minimálně 4x týdně bez ohledu na to, jestli se mi chce nebo jaké je venku počasí. Jediné, co mě zastaví, je aktuální zákaz vycházení po 21:00, takže mám co dělat, když se protáhne nějaká schůzka.

Po roce aktivního a pravidelného sportu vám můžu říct jedno… Důvod, proč úspěšní lidé sportují není v tom, že jsou úspěšní a začnou sportovat, protože je to cool. Sportují a až pak jsou úspěšní. V dnešní době absolutního sh**stormu je potřeba mozek občas pořádně restartovat a vypnout. To je můj návod – jak na home office a zároveň na to, jak si udržuji pozitivní přístup a psychickou odolnost.

Budu ráda, když mi napíšete vaše tipy, co funguje nebo naopak nefunguje vám!

Krásný pracovní home officový den!