Chcete zavřít firmu? Nejprve si pořiďte asistentku, radí Katka Hovadíková

S Katkou jsem se potkaly v kavárně v centru a to, že mě čeká rozhovor s opravdu skvělou asistentkou, jsem tak nějak tušila už z toho, co jsem si o ní přečetla na webu soutěže Asistentka roku. První, čím mě naprosto dostala, bylo, když jsem se snažila najít v mé bezedné kabelce propisku… dřív, než jsem se nadála, položila Katka na stůl svoji.

V kavárně jsme seděly asi dvě hodiny a musím říct, že pro mě bylo setkání s Katkou nesmírně inspirující. Hodně jsem se snažila vypíchnout ty nejzajímavější myšlenky, aby vás inspirovaly stejně jako mě, ať už jste v pozici šéfa, asistentky, nebo někoho, kdo o podobné práci přemýšlí. Zde najdete to nejlepší z našeho setkání.

Katko, vyhrála jste soutěž Asistentka roku a první moje otázka logicky je, jaká je Katka asistentka?

Myslím, že jsem hodně pečlivá, když něco nemůžu udělat perfektně, jsem s tím naprosto nespokojená. Mojí největší dominantou je ochota, snažím se pro všechny kolegy i šéfa udělat maximum.

Je pro vás práce asistentky dream job a jak jste se k tomu dostala?

Cesta k téhle práci pro mě byla složitá. Chtěla jsem být cukrářka, ale rodiče řekli: ,,Musíš mít maturitu.“ Tak jsem si vybrala školu, kterou jsem měla 3 minuty od domu, aby mě to stálo co nejmíň obětí. 😀 Vybrala jsem si obor Asistentka podnikatele a ve druháku mě to postupně chytlo. 

Po škole jsem chtěla někam do kanceláře, začala jsem jako telefonistka a postupně jsem se vypracovala.  Pak jsem pracovala v Praze a jelikož jsem ze Severních Čech, trávila jsem 5 hodin na cestě, takže byl můj život jenom o práci. Jednoho dne jsem to ukončila s vidinou, že i v Chomutově se jako asistentka uchytím.

Časem jsem se dostala ke svému známému, který mi řekl, že chce zavřít svoji firmu, protože k sobě nemá schopné lidi. Firmu jsem znala, občas jsem tam chodila tisknout vizitky a měla jsem to tam ráda. Přišlo mi to jako velká škoda, to takhle zavřít. Řekla jsem mu, ať to ještě zkusí, že mu půjdu dělat asistentku. Tak mi řekl, že mám půl roku. Řekl mi, že papíry nesnáší a že to vše nechá na mně. Já jsem se v tom našla a ve všem jsem si udělala svůj systém.

Dnes je to přes 3 roky… Na začátku jsem si vše sama zorganizovala. Obrovsky mě nakoplo, když za mnou chodili kolegové a klienti a chválili mě, že to tam konečně funguje. Cítila jsem, že se šéfovi hodně ulevilo. Často byl v údivu, když přišel, že je potřeba něco zařídit a já jsem mu řekla, že už je to vyřízené, protože mě napadlo, že to bude potřeba. Předchozí asistentky mu jen zapisovaly úkoly a já jsem je rovnou zařizovala.

Co se za půl roku změnilo?

Myslím, že se mu hodně uvolnily ruce, konečně se mohl věnovat tomu, co ho baví. Mohl řešit kreativní a obchodní věci a nebyl zatížený administrativou. Zase našel chuť do práce, protože měl čistou hlavu a věděl, že já ty věci zařídím.

Práce asistentky bývá často hodně podceňována, proč si myslíte, že to tak je?

Práce, kterou děláme, často není na první pohled vidět. Je to hodně o tom, jak dokážeme organizovat věci a dělat v nich systém a pořádek. Správná asistentka nemusí všem dávat najevo, kolik má práce a jak je vytížená. Měla by firmě pomáhat a udržovat řád a dobrou atmosféru.

Co je nejdůležitější pracovní náplň asistentky?

Nejdůležitější je podle mě být neustále ve střehu. Když píšu email a šéf telefonuje, musím vnímat, co slíbil, protože mu to musím připomenout. Musím vědět, jestli už přišel pošťák, jestli je šéf tam, kde má být, zda má správné podklady, kam odešel kolega, kdo je na obědě, co je v jakém stavu apod…

Proč si myslíte, že práci asistentky vykonávají častěji ženy?

Je to hodně o vnímavosti… Myslím, že ženy mají lepší schopnost vnímat víc věcí najednou. Schopnost multitaskingu je pro tuhle pozici naprosto nezbytná. Muži se umí lépe fokusovat na jeden úkol a ten vyřešit, na této pozici je to spíš o tom, umět poskládat 10 úkolů najednou.

,,U pohovoru mi Kateřina sdělila, že pokud má šéf správnou asistentku, neřeší, že je potřeba měnit toner v tiskárně. Dnes už jsem si na to zvykl, tiskárny prostě tisknou a já nevím, jak to zařídila.“ Martin Talaváňa, Liane group s.r.o.

Čím jste zaujala šéfa na pohovoru?

Myslím, že to bylo jednoznačně to nadšení, které jsem měla. Musel cítit, že té firmě věřím a že za firmu budu dýchat. Viděl mé nadšení a zapálení, cítil, že za něj budu kopat. Dala jsem mu jasně najevo, že si tam nebudu jen dělat svou práci, ale že s ním jdu do týmu.

Narovinu jsem mu řekla, že bych potřebovala, aby mě co nejmíň kritizoval, že to těžko snáším. Řekla jsem mu, že vůbec nevím, z čeho se vyrábí reklamy a ať mi dá klidně nějaké časopisy, že se to naučím. 🙂

Připravovala jste se?

Studovala jsem si web a dívala jsem se na nějaké základní informace o reklamách a tom, kdo ve firmě pracuje.

Co pro vás bylo nejtěžší?

Nejtěžší bylo říct si o peníze, dokonce jsem to ani neudělala. Řekla jsem mu, ať mi zkrátka nějaký plat navrhne. Naštěstí mám vedle sebe šéfa, který mě umí ocenit, a to nejen platově. Když se mi například pokazilo auto, tak mi ho nechal opravit.

Jaké schopnosti a zkušenosti by měl mít někdo, kdo se chce ucházet o pozici asistentky?

Smysl pro povinnost, samostatnost, práci si musí umět najít sama. Vnímat své okolí, být všímavá, ochotná a opravdu mít tu práci ráda. Já jsem se na pohovoru o hardových znalostech zmínila jen okrajově. Zde jsou měkké dovednosti daleko důležitější.

Co dělá asistentku nenahraditelnou?

Nenahraditelnou ji dělá atmosféra, kterou kolem sebe šíří. 

Co se stane, když „nenahraditelná“ odjede na dovolenou?

Docela mi lichotí to, že se firma beze mě hroutí. 😀 Ne, teď vážně, myslím, že se dá vše předem zorganizovat a myslím, že by měl člověk umět vypnout.

Co vám soutěž dala?

Dodalo mi to obrovskou injekci sebevědomí a ohromnou chuť do práce, jako když si dá člověk energy drink. Seznámila jsem se se skvělými lidmi, moc se těším na všechny ty konference a kurzy. Najednou mám pocit, že se na mě i lidi z korporátu dívají jako na sobě rovnou?

Co byste vzkázala všem, kteří přemýšlí, jestli se do soutěže přihlásit?

Aby to zkusili, protože to, jak nás svazují naše strachy a obavy je neuvěřitelné. Vím, že bych jim to taky dovolila nebýt šéfa, který mi dal najevo, že si myslí, že na to mám. Teď teprve vidím, jaká by to byla škoda, kdybych to nezkusila.

Naším heslem je: „Není to jen práce, může vám to změnit život.“ Potvrdila byste to?

Jednoznačně, asistentka není práce, je to životní styl!